Quand le courrier devient une matière critique.
La formule premium ajoute deux briques que les dirigeants exigeants attendent : l'ouverture et le scan systématique du courrier, et la numérisation digitale dans votre espace client. Vous ne dépendez plus d'un trajet jusqu'au centre pour savoir ce qu'il y a dans l'enveloppe.
Concrètement : chaque pli reçu est ouvert (sous autorisation contractuelle explicite signée à l'ouverture du contrat), scanné en haute définition, indexé (expéditeur, date, type) et déposé en PDF dans votre espace client sécurisé. Vous recevez l'alerte par email ou SMS. L'original physique reste archivé au centre, à votre disposition, ou réexpédié selon votre cadence préférée.
Ce service convient particulièrement aux dirigeants en déplacement permanent, aux holdings, aux gérants de plusieurs entités, et aux sociétés étrangères qui n'ont personne en France pour aller chercher le courrier.
- Tout ce qu'inclut la formule simple
- Tout ce qu'inclut la formule téléphonique
- Ouverture autorisée et scan HD
- Indexation (expéditeur / date / catégorie)
- Dépôt en PDF dans l'espace client
- Alertes paramétrables (email, SMS, app)
- Archivage 12 mois minimum
- Réexpédition programmée incluse (1×/mois)
- Conformité RGPD et confidentialité contractuelle
- Habilitation explicite signée à la souscription
De l'enveloppe au PDF dans votre cloud.
Un courrier arrive le mardi à 10h32. Voilà ce qui se passe entre cet instant et la notification sur votre téléphone.
Réception
Le pli est remis à notre accueil. Il est horodaté, identifié par destinataire et placé en zone sécurisée d'attente de traitement.
Ouverture et scan
Conformément à votre autorisation, le pli est ouvert. Toutes les pages sont scannées en 300 dpi couleur, recto-verso si nécessaire, puis converties en PDF/A pour archivage.
Indexation
Le document est nommé selon votre convention (expéditeur, date, type : facture, contrat, recommandé, administration). Il est déposé dans votre espace client et une notification est envoyée.
Archivage physique
L'original est rangé dans votre casier physique sécurisé. Il reste à disposition pour récupération sur place ou pour la prochaine réexpédition planifiée.
Cadre légal et protection des données.
Ouvrir le courrier d'autrui est encadré par la loi. Voici les garanties contractuelles et techniques que vous obtenez.
- Autorisation écrite explicite à la souscription, valable pendant la durée du contrat et révocable à tout moment.
- Confidentialité contractuelle de l'équipe accueil : clauses de confidentialité dans tous les contrats de travail, formation RGPD annuelle, traçabilité de tous les accès aux scans.
- Espace client sécurisé hébergé en France, accès par mot de passe + double authentification optionnelle, journalisation des connexions et téléchargements.
- Durée de conservation RGPD-conforme : 12 mois par défaut, paramétrable selon vos obligations métier (comptabilité 10 ans, contrats 30 ans, etc.).
- Suppression à la demande de toute pièce numérisée, sur simple email, sous 48h ouvrées.
Vos questions avant de souscrire.
L'ouverture du courrier est-elle vraiment légale ?
Oui — à la condition expresse que vous donniez à Mediastel une autorisation écrite et signée à l'ouverture de votre contrat. Sans cette autorisation, le courrier reste fermé (c'est la formule simple). L'autorisation est révocable à tout moment, par simple courrier ou email. Le cadre est posé contractuellement et conforme au Code des postes.
Que se passe-t-il pour les recommandés ?
Les recommandés sont signés et scannés en pièce séparée pour respecter la traçabilité postale. Vous êtes notifié immédiatement par email. Le scan est disponible le jour-même dans votre espace client, et l'original est conservé jusqu'à votre prochaine demande de réexpédition ou de récupération sur place.
Et les courriers personnels reçus à mon adresse pro ?
L'adresse de domiciliation est l'adresse de votre entreprise, pas votre adresse personnelle. Les courriers personnels ne devraient pas y arriver. Si exceptionnellement un courrier visiblement personnel arrive (banque privée, etc.), nous vous prévenons sans l'ouvrir et vous décidez de l'ouvrir vous-même lors de votre passage, ou de le faire suivre fermé.
Le scan est-il vraiment de qualité utilisable ?
Nos scanners professionnels produisent du 300 dpi couleur recto-verso, suffisant pour relire confortablement et pour conserver la valeur probante (factures, contrats). Les documents sont indexés en PDF/A, format normalisé pour l'archivage long terme.
Combien de courrier puis-je recevoir par mois ?
Il n'y a pas de plafond rigide — nous adaptons le tarif au volume. Pour une PME classique, on compte quelques dizaines de plis par mois. Au-delà (cabinets, holdings, sociétés d'avocats), nous prévoyons une grille spécifique. Discutons-en : demandez votre devis.
Puis-je donner accès à mon espace client à mon comptable ?
Oui — vous pouvez créer des accès secondaires (comptable, conjoint, associé) avec lecture seule ou lecture+téléchargement, à durée limitée si vous le souhaitez. Très pratique pour transmettre les factures du mois à votre expert-comptable sans envoyer les pièces vous-même.
Quels types d'entreprises choisissent la formule premium ?
Typiquement : dirigeants en déplacement permanent (consultants internationaux, sociétés à activité multi-sites), holdings et structures patrimoniales qui veulent une traçabilité totale, sociétés étrangères sans personnel en France, et professions réglementées (cabinets, conseil) avec des contraintes d'archivage strictes.
Le plus simple, c'est de venir voir.
Une visite gratuite de l'un des deux centres Mediastel à Montpellier, c'est 30 minutes qui vous valent mieux que dix pages de site. On vous montre une salle connectée en action, on vous fait essayer un lien Teams, on répond à vos questions. Sans engagement.
Standard mutualisé deux centres · lundi-vendredi 9h-18h30 · bienvenue@mediastel.com